On Minggu, 21 Juli 2013
1.
Pendahuluan
Dalam dinamika suatu
organisasi formal, persidangan adalah bentuk diskusi penting untuk mendapatkan
kesepakatan yang memiliki kepastian hukum dan bersifat mengikat.
Hal kesepakatan dari suatu
persidangan berisi ketetapan dan atau keputusan yang tegas dan
jelas.
o
Ketetapan suatu persidangan pada dasarnya bersifat
sinergis, berlaku baik ke dalam maupun keluar kadang disertai peraturan
tambahan.
o
Keputusan suatu persidangan umumnya bersifat praktis
dan hanya berlaku ke dalam saja.
Persidangan cukup disebut
rapat, namun tidak semua rapat dapat disebut sebagai persidangan.
2.
Jenis Persidangan
Jenis
persidangan dibagi kedalam rapat-rapat, dalam hal ini akan dipaparkan 2 (dua)
jenis persidangan, yaitu persidangan secara umum dan persidangan ala HMI.
a.
Persidangan secara umum, terdiri dari rapat :
1. Rapat Paripurna :
o
Rapat
Lengkap yang dihadiri semua anggota, pihak-pihak terkait dan
undangan.
o
Bersifat
umum dan terbuka.
2. Rapat Pleno
:
o
Bagian
dari rapat paripurna, membicarakan hal detail.
o
Diwakili
semua unsur anggota.
o
Sifatnya
tertutup/terbatas.
b. Persidangan Ala HMI, terdiri dari :
1)
Rapat
Pleno, dilakukan satu kali
dalam satu semester (2 kali dalam setahun).
Dihadiri oleh seluruh pengurus (untuk anggota
non-pengurus diperbolehkan datang, tetapi tidak wajib). Sidang ini membahas
laporan pengurus selama satu semester kepengurusan.
2)
Rapat
Harian, dilakukan dua kali
dalam satu bulan, dihadiri oleh semua jajaran pengurus (fungsionaris) cabang,
pengurus lembaga, dan perwakilan dari tiap-tiap komisariat. Rapat ini berfungsi
mengontrol dan mengevaluasi perkembangan organisasi
3)
Rapat
Presidium / Mingguan,
dilakukan satu kali dalam seminggu yang dihadiri oleh ketua umum, sekum, bendum
beserta ketua bidang. Mengevaluasi kinerja pengurus dan mengambil keputusan
yang bersifat internal.
4)
Rapat
Bidang, Diadakan minimal satu
kali sebulan (kondisional), Dihadiri oleh pengurus bidang yang terkait.
5)
Rapat
Kerja, Dilakukan minimal satu
kali setahun, dihadiri oleh seluruh pengurus. Berfungsi untuk menentukan dan
mengesahkan rencana program kerja dan anggaran kepengurusan.
6)
Konferensi
Cabang (Konfercab), dilakukan
1 kali setahun, dihadiri oleh seluruh anggota HMI cabang. Digunakan untuk
meminta LPJ dari kepengurusan selama setahun, pembahasan agenda2 penting, pemilihan
ketua baru, dll.
7)
Musyawarah Daerah (Musda), seperti konfercab, setingkat propinsi.
8)
Kongres, seperti Konfercab (setingkat nasional)
3. Alat-alat Kelengkapan Sidang
a.
Pimpinan
Sidang
Pimpinan sidang adalah para individu yang dianggap mampu
memimpin rapat, terdiri dari ketua dan wakil ketua dan dibantu oleh sekertaris.
Pada awal persidangan pimpinan sidang ditetapkan oleh Floor lewat
musyawarah/pemilihan. Pimpinan Sidang hendaknya berkarakter penuh percaya diri,
berdedikasi tinggi, pandai berkomunikasi, demokratis, mampu bersikap tegas dan
adil, serta berani mengambil keputusan yang beresiko dengan mantap dan yakin.
o
Tugas Ketua
Ø Membuka jalannya sidang,
menjelaskan permasalahan sidang dengan pengantar yang singkat, padat, jelas,
proporsial dan netral.
Ø Mengarahkan sidang dan
mengatur suasana rapat dengan baik.
Ø Menekankan peserta
sidang berbicara lugas, singkat dan padat.
Ø Memberi cukup kesempatan kepada peserta
sidang untuk :
Memberi usulan/masukan
Memberi sanggahan
Melakukan hak jawab
Memberi Interupsi
Ø Menegur peserta sidang yang melanggar tata
tertib sidang.
Ø Melakukan
skorsing sidang.
Ø Dibantu
wakil ketua dan sekretaris membuat kesimpulan.
Ø Mengesahkan keputusan rapat dan kemudian
menutup sidang.
o
Tugas
Wakil Ketua
Ø
Mendampingi ketua
Ø
Menggantikan ketua untuk sementara waktu atau
selama masa sidang yang tersisa.
Ø
Tugas
yang diemban sama dengan ketua sidang
o
Tugas
Sekretaris Sidang
Ø
Mencatat
segala bentuk administrasi sidang.
Ø
Menindaklanjuti
semua amanat dari pimpinan sidang.
b.
Peserta
Sidang
o
Peserta
penuh, umumnya merupakan
anggota dari organisasi yang bersangkutan. Biasanya mempunyai hak bicara dan
hak suara
o
Peserta
Peninjau, umumnya adalah
individu, tokoh atau pejabat yang berkaitan dengan lingkungan organisasi
tersebut. Biasanya hanya mempunyai hak bicara.
o
Peserta
Undangan, semua pihak yang
diundang oleh organisasi tersebut. Biasanya hanya mempunyai hak bicara saja.
c.
Palu sidang
Kalender HMI
